Bokslut - Digital inlämning av årsredovisning

Årsredovisningsmallen för Aktiebolag K2 och Aktiebolag K3 är uppdaterade enligt XBRL taxonomin för K2 och K3. Vi har inte stöd för modifierad revisionsberättelse. Dock har vi numera stöd i revisorspåteckningen för om Revisionsberättelsen är modifierad och lämnas in från annat håll.

Stödet för digital inlämning omfattar aktiebolag med och utan revisor. Årsredovisningen ska vara på svenska och avges i svenska kronor eller tusental kronor. Läs mer om vad som gäller vid digital inlämning i artikeln Fakta om inlämning av årsredovisning. På Bolagsverkets hemsida hittar du mer information om vad som gäller vid digital inlämning Förutsättningar för att lämna in årsredovisningen digitalt och Så här lämnar du in årsredovisningen digitalt.

Du arbetar med bokslut och årshandling samt eventuellt revisionsberättelse precis som vanligt. OBS! Tänk på att årsredovisningen och eventuellt revisionsberättelse måste undertecknas på papper eller elektroniskt först och därefter skickas en avskrift av originalet till Bolagsverket tillsammans med fastställelseintyget som undertecknas av ledamot/VD. 

OBS! Tänk på att ladda upp revisionsberättelsen först om den lämnas separat.

Denna manual beskriver vilka förberedelser du behöver göra i ett befintligt uppdrag, där årsredovisningen är skapad med Wolters Kluwers systemmall (K2 AB eller K3 AB), samt hur du går till väga för att lämna in årsredovisningen till Bolagsverket digitalt. 

OBS! Dokumentet får inte vara upplåst för redigering. Det går inte att lämna in digitalt då.

Förberedelser i ett befintligt uppdrag

Du behöver tillse att du arbetar med en Årsredovisningsmall för K2 eller K3, som är från programversion 2021:2 eller senare. Om du inte gör det, behöver du hämta nyheter till årshandlingen. Hämta Nyheter gör du under Årshandlingar, Hantera årshandlingsdokumenten, Hämta nyheter till årshandling.

Om det är första året som årshandlingen ska lämnas in digitalt, behöver du skapa om ditt Fastställelseintyg, så att du har ett Fastställelseintyg anpassat för elektronisk inlämning. 

Välj Årshandlingar, Hantera årshandlingsdokument, välj Skapa om årshandling, välj Fastställelseintyg - Aktiebolag för elektronisk inlämning av årsredovisningen (XBRL). 

När dessa inställningar är klara och du är klar med din årsredovisning och nöjd med sidbrytningar mm måste du fylla i/säkerställa underskrifter och datum. Det är viktigt att alla namn är stavade exakt som på registreringsbeviset hos Bolagsverket även bolagets namn.

1. Välj Årshandlingar, Uppgifter till årshandlingar, Fastställelseintyg. Ange uppgift om ort, datum och vem som ska avge fastställelseintyget (dvs signera årsredovisningen digitalt). Ange även datum för stämman. Datumformatet måste anges med åååå-mm-dd.
2. Välj Årshandlingar, Uppgifter till årshandlingar, Underskrifter. Ange datum för underskrifter av årsredovisningen. Datumformatet måste anges med åååå-mm-dd.
3. Om företaget har revisor, tillse att alla uppgifter för revisionsberättelsen är ifyllda och att namn och datum är ifyllda i Årshandlingens avsnitt för Underskrifter. 
4. På uppgiftssidan till revisorspåteckningen finns stöd för digital inlämning av K2 och K3-årsredovisningar i de fall revisorn inte tillstyrker att resultat- och/eller balansräkningen fastställs. Enligt taxonomin finns vissa tillåtna lydelser för underskrift av revisorspåteckningen när denna situation uppstår. Dessa lydelser får du fram genom att kombinera inställningar för resultat- och balansräkningen, se exemplet i bilden där resultaträkningen ”varken till- eller avstyrks” och balansräkningen ”avstyrks”.

Därefter kan du ladda upp årsredovisningen till Bolagsverkets anvisade plats.

Digital inlämning

Välj menyn Årshandlingar, Digital inlämning (iXbrl)

  

Först kontrolleras att du gjort de förberedelser som beskrivs ovan. Kvarstår något steg får du meddelande om det och förklaring på åtgärd. Så här kan det se ut: 

När alla förberedelser är klara visas en dialog där du behöver komplettera med följande uppgifter:

1. Personnummer på den person som är inlämnare av årsredovisningen.
2. Personnummer och E-post för den person som ska avge fastställelseintyget (signera årsredovisningen digitalt). Personnummer hämtas automatiskt från Bolagsverket. Kontrollera e-postadressen. Om fel får inte mottagaren någon kvittens.
3. Om företaget har revisor och revisionsberättelsen ska laddas upp från annan programvara eller om företaget inte har revisor är inställningen för "med revisionsberättelse" nedsläckt, se nedan bild. Ska revisionsberättelsen laddas upp tillsammans med årsredovisningen från bokslutsprogrammet och revisionsberättelsen således är skapad, bockas "med revisionsberättelse" i automatiskt. 

Observera att Bolagsverket rekommenderar att även revisionsberättelsen skickas in elektroniskt om årsredovisningen laddas upp elektroniskt. På Bolagsverkets sida med vanliga frågor hittar du svaret på frågan Går det att lämna in årsredovisningen digitalt, men revisionsberättelsen på papper?

Du kan kontrollera årshandlingen genom att öppna den i din förvalda webbläsare. Klicka på knappen ”Visa iXbrl dokument” i ovan dialog. 

Kontroll av inlämningen

I samband med uppladdning görs en första kontroll av inlämningen. Kontroll görs på att uppgifter hos Bolagsverket är samma som i årsredovisningen. Bland annat att företagets namn som är registrerat på Bolagsverket är samma som i Bokslut/årsredovisningen, att den som skriver under fastställelseintyget finns med i styrelsen samt att de som skriver under årsredovisningen är med i styrelsen. Kontrollerna kan ignoreras och filen kan skickas upp ändå. Det kan vara aktuellt t ex i de fall uppgifter inte har hunnit registreras på Bolagsverket.

Namnet på personen som skriver under Fastställelseintyget måste i programmet vara stavat exakt lika som på registreringsbeviset hos Bolagsverket. Vid felmeddelanden kontrollera detta och att inte extra mellanslag finns efter namnet i programmet.

Godkänn avtalstext 

När kontrollerna har gjorts får du upp en dialog med en avtalstext från Bolagsverket som måste godkännas.

Årsredovisningen är inskickad

När avtalstexten har godkänts får du upp ett meddelande om att årsredovisningen har laddats upp till ett temporärt utrymme.

Årsredovisningen kommer till Bolagsverket för registrering först då fastställelseintyget är signerat.

Det går att skriva ut informationen i dialogen och göra en export till externt program. 

Underskrift av Fastställelseintyget

När uppladdning är klar sänder Bolagsverket sedan en inbjudan till den person som du har angivit i bokslutet som undertecknare av fastställelseintyget.

Denna person har som sitt ansvar att logga in på Lämna in årsredovisning digitalt med sitt personliga BankID och godkänna att den uppladdade elektroniska kopian är i överensstämmelse med företagets originalhandling. 

Vill du veta mer om hur denna del i processen fungerar finns mer information hos Bolagsverket, Så här lämnar du in årsredovisningen digitalt.

Digital inlämning - historik

Under menyn Årshandlingar finns ett menyval för Digital inlämning - historik. När en årsredovisning har laddats upp till Bolagsverket kan du ta fram historiken om när årsredovisningen laddades upp, vem som var inlämnare och undertecknare mm. Du kan även granska den inskickade årsredovisningen igen. 

XBRL-format och taxonomi

Det kan finnas information i din årshandling som inte omfattas av taxonomin eller har kunnat taggas av oss. Den är då märkt med status ”otaggad” information och kan på så sätt tas om hand vid maskinell tolkning. Detta blir t ex fallet om du skriver in Utdelning på en fritextrad i Resultatdispositionsspecifikationen, i stället för att använda programmets förinlagda rad för Utdelning. För att din årsredovisning ska vara så komplett taggad som möjligt, så rekommenderas användning av programmets standardrader i möjligaste mån. 

Inlämningsformat

Det format som lämnas in till Bolagsverket är en Html-fil som kallas iXBRL. Lite förenklat kan man säga att det är en vanlig Html-fil där XBRL:s taggar (XML information) har bäddats in vid den läsbara informationen. Fördelen med detta format är att det är enkelt läsbart i alla webbläsare och den formatering som du gjort i Bokslut följer med.  

Eftersom vi i Bokslut utgår från samma datakälla för iXBRL-dokumentet så överensstämmer en vanlig utskrift till PDF med det iXBRL-dokument som skapas i Bokslut.

Bolagsverkets PDF

När årshandlingen är godkänd och klar skapar Bolagsverket en PDF baserat på iXBRL-dokumentet. 

Digital signering av årsredovisningen

Vill du som konsult hjälpa kunden fullt ut med en digital hantering av årsredovisningen kan detta ske genom att låta styrelsen skriva under en PDF med elektroniska signaturer. Det finns flera olika aktörer på den svenska marknaden som erbjuder en sådan tjänst. 

Det finns stöd för hänvisning till elektronisk underskrift av årsredovisningen och revisorspåteckningen. På uppgiftssidan för underskrift av årsredovisningen finns inställningen för ”Hänvisning till elektronisk underskrift”.

Det finns fyra olika förslag på formulering som du får upp när du klickar på knappen ”Hämta förslag på text”. Med och utan ort samt om det är en eller flera personer som signerar. Ort är ingen obligatorisk uppgift. Är ort angivet hämtas det till textförslag, annars går det att justera manuellt.

När hänvisning görs till elektronisk underskrift går det inte att fylla i datum, eftersom detta ändå framgår av de elektroniska underskrifterna. Om datum redan har fyllts i tas detta därför bort. När årsredovisningen och eventuellt revisorspåteckningen har signerats elektroniskt och ska laddas upp digitalt till Bolagsverket måste hänvisningen till elektronisk underskrift tas bort.

Då öppnas datumfälten för manuell inmatning och du fyller i datum för de elektroniska underskrifterna. En årsredovisning som laddas upp digitalt till Bolagsverket måste innehålla uppgift om datum. Detta eftersom de elektroniska signaturerna inte följer med i den avskrift av årsredovisningen som laddas upp till Bolagsverket.

Ska den elektroniskt underskrivna årsredovisningen och eventuellt revisorspåteckning skickas in på papper till Bolagsverket behöver du inte ändra något.

Vanliga frågor

Fråga: Vad händer om årsredovisningen redan har signerat och gått vidare till Bolagsverket innan revisionsberättelsen har laddats upp?

Svar: Då måste årsredovisningen laddas upp igen och skickas in en gång till tillsammans med revisionsberättelsen som ligger i utrymmet.

=====

Fråga: Kan årsredovisningen laddas upp digitalt men revisionsberättelsen på papper?

Svar: Ja, men det är inget Bolagsverket rekommenderar. Då går det inte att följa årsredovisningen i den ”digitala gången”. Det krävs även att det finns en digital revisorspåteckning (avskrift) på den digitala årsredovisningen. Man kan alltså inte göra något manuellt tillägg eller underskrift i den digitala årsredovisningen. Årsredovisningen kan heller inte registreras maskinellt, vilket är en nackdel för företagaren som ofta vill få sin årsredovisning registrerad direkt.