Capego - Importera klient från Kapell
Har du tidigare arbetat i Kapell Bokslut kan du snabbt komma igång i Capego Bokslut genom att använda importfunktionen och importera ett bokslutsuppdrag som är helt klart i Kapell. Vid importen skapas automatiskt nästkommande räkenskapsår upp så att du direkt kan börja arbeta med det.
Förberedelser
Se till att du har senaste versionen av Kapell Bokslut installerad.
Se till att kapellfilerna (*kli) och DBF-filerna ligger tillsammans, ett tips kan vara att lägga de filer du ska flytta över tillsammans i en mapp. Max 5 år bakåt i tiden går att importera.
Skulle du ha filer för både årsbokslut och periodbokslut i samma mapp så gör det ingenting eftersom du kommer att peka ut den kapellfil du vill importera och för tidigare år väljer Capego de filer som har ett sammanhängande räkenskapsår med den utpekade filen.
Importera Kapell bokslutsfil
Importfunktionen ligger under + tecknet när du står i vyn Klienter.
Klicka på Importera från Kapell i listan.
Windowsutforskaren visas nu där du ska välja ut den kapellfil du vill importera. Du ska alltså välja förra årets färdiga bokslut. Klicka på Öppna för att påbörja importen.
Zip-fil skapas
Om du tittar i utforskaren efter importen från Kapell är gjord har en zip-mapp skapats med information om vad som har exporterats. Öppnar du zip-mappen ligger dessa tre filer där:
- PDF-filen innehåller årsredovisningen i Kapell för det senaste året du importerade. I Capego Bokslut finns en länk till den som du enkelt kommer åt då du arbetar med årsredovisningen.
Se bild längre ner på sidan, ”Här hittar du föregående års uppgifter”. - Se-filen innehåller redovisningsdatan. Om det inte finns en se-fil skapad är det något problem vid exporten av transaktioner från Kapell. Då kommer heller ingen data att kunna importers till Capego Bokslut. Läs om tips på åtgärd längre ner på sidan, ”Om det inte fungerar”.
- Xml-filen innehåller övrig information som importeras som t ex företagsuppgifter, personuppgifter samt kontomappningen till årsredovisningsraderna.
Personregister från Kapell
Då även funktionärer importeras kommer Capego Uppdragshanterare efter ett par sekunder visa en dialog för hantering av de funktionärer som importeras.
Importen har nu sökt igenom redan existerande funktionärer i Capego Uppdragshanterare och letat efter en matchning mot de funktionärer som ska importeras.
I ovan scenario har två stycken funktionärer ej fått någon matchning och det krävs därför att funktionärerna läggs upp i systemet. Klicka på + knappen för att lägga till funktionären.
För- och efternamn hämtas automatiskt till Skapa ny funktionär-dialogen. Övriga uppgifter behöver du mata in. Observera att personnummer är rödmarkerat och därför obligatorisk att fylla i.
Klicka på OK för att bekräfta och återgå till funktionärshanteringen.
Det är även möjligt att söka efter existerande funktionärer i Capego Uppdragshanterare för att hitta en matchning. T ex. om du misstänker att en annan handläggare lagt upp samma funktionär med ett annat namn. Klicka på OK när samtliga handläggare har hanterats för att slutföra importen.
När importen genomförts öppnas ett klientkort i en ny flik för den importerade klienten.
Om det inte fungerar
Saldon eller räkenskapsår följer inte med över
Om du inte får in alla räkenskapsår eller inte ser några saldon för dem kan det bero på att det är något fel i någon av Kapellfilerna. Saknar du saldon för en viss period är det säkert fel i just den Kapellfilen. Saknar du räkenskapsår i Capego Bokslut så kan det vara så att det är fel på Kapellfilen som avser det första räkenskapsåret som importeras, som därmed stoppar upp räkenskapsåren före.
Testa att öppna den Kapellfilen du tror att felet ligger i och se om du kan exportera transaktioner (SIE-4) utan att få felmeddelanden. Får du felmeddelanden måste du rätta till dem och sedan importera från Kapell igen, på samma sätt som tidigare. Fel som kan uppkomma är exempelvis att konton saknar namn eller att kontoplansuppgifter saknas.
Om kontoplansuppgifter saknas kan det bero på att kontona finns i DBF-filen men saknas i Kapellfilen, och då behöver du lägga upp dem i Kapellfilen igen. Lägg till dessa konton i tablån utan saldon, därefter ska det fungera att ta ut en SIE4-fil och därmed även importera siffrorna till Capego Bokslut.
Aktiebolag kommer in som privatperson
Ett annat problem som kan uppkomma är att aktiebolag hamnar som privatperson i Capego. Eftersom person- eller organisationsnummer inte anges i Kapell vet Capego Bokslut inte vad funktionären avser och därför måste det ställas in att det är ett aktiebolag. Det gör du när du lägger upp funktionären i samband med importen.
Klicka på det gröna plustecknet.
Kopiera företagsnamnet som står i något av fälten (beroende på hur du har fyllt i det i Kapell Bokslut). Ändra företagstyp från Privatperson till Aktiebolag.
Klistra in bolaget namn i fältet för Företagsnamn, klicka på OK.
Om du av misstag har lagt upp funktionären som en privatperson och vill ändra företagsform till aktiebolag så får du öppna funktionärskortet, ta bort sista siffran i org.nr och ändra företagsform till Aktiebolag.
Arbeta med klientkortet i uppdragshanteraren
Här förklaras hur du arbetar med klientkortet i Capego uppdragshanterare.
Klientdata
Behöver du redigera eller lägga till ytterligare information om företaget använder du redigeraknapparna.
Uppdragsdelen
När ett uppdrag importerats från Kapell läggs räkenskapsåret automatiskt upp i uppdragshanteraren och ett nytt år skapas samtidigt.
Du kan ställa in om du arbetar med periodbokslut eller inte. Klicka på knappen med rutmönster på och ange om du även vill arbeta med periodbokslut.
Öppna bokslutsuppdraget genom att klicka på länkarna ”Årsbokslut” eller på respektive månad om du vill göra periodbokslut. Uppdrag som innehåller data markeras med en blå länk i uppdragshanteraren, ett tomt har en svart länk.
För att växla mellan olika perioder används pilarna.
Hantera räkenskapsår
Räkenskapsår skapar du upp genom att klicka på pilarna < > och därefter på knappen Skapa.
Om räkenskapsåret är förkortat eller förlängt ställer du in detta när du skapar upp räkenskapsåret, maxlängd är 18 månader.
Om du vill ändra datumet när räkenskapsåret redan är skapat klickar du på nedan ikon.
Hantera handläggare
Klicka på ”Hantera handläggare” för att hantera vilka handläggare/medarbetare som ska ha åtkomst till en klients uppdrag och därmed få klienten presenterad i sin klientlista.
Alla handläggare som läggs upp blir medarbetare. Det finns tre olika roller som du kan ge medarbetarna, Upprättare, Ansvarig eller Kvalitetsansvarig. En medarbetare kan ha läs- och skrivbehörighet eller endast läsbehörighet.
- Upprättare (hen som upprättar bokslutet)
- Ansvarig (hen som är kundansvarig)
- Kvalitetsansvarig (hen som kvalitetsgranskar uppdraget)
Du kan ange flera personer som medarbetare. Sök fram medarbetare i sökrutan och dubbelklicka så att personen läggs till. Ange sedan vilken Roll medarbetaren ska ha genom att klicka på redigeringspennan. Alla medarbetare får Läs och skriv rättighet när de läggs upp men du kan ändra till Läs i rullisten i kolumnen Rättigheter. När du lägger till en gäst så kan du inte ändra deras roll, den är alltid Gäst, däremot kan du ändra till Läs och skriv rättighet. En gäst får alltid Läs rättighet när den läggs till på ett ärende.
Hantera funktionärer
Utöver de funktionärer som importerades från Kapell kan du lägga till/ta bort/ändra funktionärer via ikonen Hantera funktionärer.
Välj vilken period du önskar redigera funktionärer för.
Klicka på den blå + knappen bakom respektive funktion för att söka fram eller lägga till en ny funktionär.
När du valt funktionär och klickat på OK kommer du till den specifika funktionärens funktionärssida för klienten. Här kan du redigera samtliga roller funktionären har på klienten samt ändra start- och slutdatum. Klicka på OK när du är nöjd.
Dessa uppgifter följer med in till årshandlingarna i bokslutet förutsatt att bokslutet ligger inom vald period för funktionärsrollen.
Vad som följer med från Kapell Bokslut till Capego Bokslut
• Föregående års årsredovisning i form av en PDF-fil, se nedan
• Grunduppgifter (t.ex. företagets namn och adress samt personuppgifter)
• Funktionärer
• Säte (från version 1.4)
• Saldon och transaktioner för max 5 år bakåt i tiden
• Radindelningen för resultat- och balansräkning.
• Delade konton i Kapell Bokslut förblir delade i Capego Bokslut
Här hittar du föregående års uppgifter
Alla saldon och inställningar från kapellfilen hamnar på det sista räkenskapsåret du importerar från Kapell Bokslut. I modulen Analys kan du söka fram både rapporter och transaktioner för tidigare perioder.
När du öppnar det nya räkenskapsåret och utgår från bokslutet från föregående år följer alla siffror med till det nya året. På det nya året hittar du även föregående års årsredovisning som en länk under fliken Årshandlingar
Om du klickar på länken visas den senast upprättade årsredovisningen i Kapell i PDF-format så att du kan kopiera text från den och klistra in i årsredovisningen i Capego Bokslut.
Förbereda anläggningsregistret innan det aktuella året är slut
Om du ska börja använda anläggningsregistret i Capego Bokslut och importerar uppdrag med kalenderår för 2017 (färdiga bokslut) kan du göra det i 2018 års uppdrag. Du behöver inte göra det för året 2017.
Som beskrivits tidigare rekommenderar vi att importera färdiga bokslut från Kapell. I Capego Bokslut läggs ett nytt år upp automatiskt. För kalenderår blir det 2018-12-31. När du öppnar detta bokslut får du en fråga om du vill utgå från förra årets bokslut. Svara Ja på den frågan. På så sätt får du med dig uppgifter som importarts från Kapell från förra årets kapellfil.
Därefter väljer du modulen anläggningsregister och lägger upp historiken bakåt i tiden i 2018-års bokslutsuppdrag.
Om du har lagt upp 2018 års bokslut och sedan går in i 2017 års uppdrag och lägger in anläggningsregistret får du inte med dig det till 2018 års bokslut eftersom årskonverteringen redan är gjord.
Om du inte har kommit så långt på 2018 års bokslut är tipset att tömma ärendet på data och lägga upp året på nytt. Då får du möjlighet att utgå från förra årets bokslut igen och på så sätt får du med dig anläggningsregistret. Tömma ett bokslutsärende gör du på klientkortet i uppdragshanteraren
När du tömmer ett ärende tas SIE-datan bort samt även alla bilagor, noteringar mm.
Om du inte vill tömma bokslutet på uppgifter kan du exportera uppgifter från anläggningsregistret i 2017 års uppdrag till Excel. Uppgifterna går sedan att importera till anläggningsregistret i 2018 års uppdrag via sidan Snabbinmatning. Det finns separata manualer om anläggningsregistret som beskriver detta.