Capego Bokslut - Digital inlämning av årsredovisning - förutsättningar

Årsredovisningsmallen för Aktiebolag K2 och Aktiebolag K3 är uppdaterade enligt XBRL-taxonomin för K2 och K3. Vi har inte stöd för modifierad revisionsberättelse. Dock har vi numera stöd i revisorspåteckningen om Revisionsberättelsen är modifierad och lämnas in från annat håll.

Stödet för digital inlämning omfattar aktiebolag med och utan revisor. Årsredovisningen ska vara på svenska och avges i svenska kronor eller tusentals kronor. Läs mer om vad som gäller vid digital inlämning på Bolagsverkets hemsida Förutsättningar för att lämna in årsredovisningen digitalt och Så här lämnar du in årsredovisningen digitalt.

Du arbetar med bokslut och årshandling samt eventuellt revisionsberättelse precis som vanligt. OBS! Tänk på att årsredovisningen och eventuellt revisionsberättelse måste undertecknas på papper eller elektroniskt först och därefter skickas en avskrift av originalet till Bolagsverket tillsammans med fastställelseintyget som undertecknas av ledamot/VD. 

OBS! Tänk på att ladda upp revisionsberättelsen först om den lämnas separat.

Denna manual beskriver vilka förberedelser du behöver göra i ett befintligt uppdrag, där årsredovisningen är skapad med Wolters Kluwers systemmall (K2 AB eller K3 AB), samt hur du går till väga för att lämna in årsredovisningen till Bolagsverket digitalt. 

Förberedelser i ett befintligt uppdrag

Funktionen för digital inlämning av årshandlingen finns på fliken Färdigställ. Det finns vissa förberedelser du behöver göra innan det är möjligt att lämna in årsredovisningen digitalt. När du klickar på knappen för att lämna in årsredovisningen digitalt kommer du få upp meddelanden om det fortfarande kvarstår något du behöver åtgärda. 

Första gången årsredovisningen ska lämnas in digitalt måste du alltid:
•    Skapa om fastställelseintyget med en mall anpassad för digital inlämning
•    Säkerställa att nyheter är hämtade till årshandlingen som avser digital inlämning

Börja därför på sidan för Ärendeinställningar.

Skapa om fastställelseintyget

Det finns en särskild mall för fastställelseintyget som är anpassad för elektronisk inlämning. Första gången årsredovisningen ska lämnas in digitalt måste du skapa om fastställelseintyget med denna mall. Det behöver du inte göra nästa år eftersom mallen ligger kvar när du lägger upp ett nytt år.

På ärendeinställningssidan klickar du på knappen för Redigera mallar, steg 1 i bilden. Därefter klickar du på knappen för inställningar, steg 2 i bilden. 

I Skapa om-dialogen väljer du mallen - Aktiebolag för elektronisk inlämning av årsredovisningen (XBRL), se bild: 

Stäng med knappen OK.

Skapa om Fastställelseintyget kan du även göra när du arbetar med ÅRSHANDLINGAR.

Hämta nyheter till årshandlingen

Kontrollera om det finns nyheter att hämta till årshandlingen som handlar om ”Digital inlämning av årsredovisningen”. Dessa måste uppdateras i K3-mallen för att digital inlämning ska vara möjlig. Har du inte hämtat nyheter till årshandlingen sedan i slutet av 2021 kan detta förekomma (om du arbetar med K3-regelverket). Hämta nyheter omfattar även revisionsberättelsen.

Klicka på knappen för ”Läs & uppdatera nyheterna” till höger på sidan för Ärendeinställningar.

Så här kan det t ex. se ut om det finns nyheter att hämta som handlar om digital inlämning.

Underskrifter 

När dessa förberedelser är åtgärdade går du vidare till fliken ÅRSHANDLINGAR och lägger in uppgifter om underskrift av årsredovisningen och fastställelseintyget. Obs! Det är viktigt att alla namn på personerna som ska skriva under är stavade exakt som på registreringsbeviset hos Bolagsverket. 

Underskrift av årsredovisningen, revisorspåteckning och revisionsberättelsen

Här kan du läsa mer om hur du hanterar underskrifterna i årshandlingarna.

Underskrift av fastställelseintyget

Eftersom fastställelseintyget har skapats om har underskriftssidan nollställts. Hade du redan fyllt i uppgifter om underskrift måste du göra om det. Väljer Fastställelseintyget i rullgardinsvalet och klicka på knappen för Redigera. Välj sidan för underskrift. 

Ange uppgift om ort, datum och vem som ska avge fastställelseintyget (dvs signera fastställelseintyget digitalt). Ange även datum för stämman. 

Datumformatet för fastställelseintyget måste anges med åååå-mm-dd. Utskriftsformatet är därför låst till detta format. 

Datum för fastställelseintyget är alltid ”dagen datum” då årsredovisningen lämnas in till Bolagsverket. 

Om personen som ska signera fastställelseintyget inte har ett fullständigt svenskt personnummer registrerat hos Bolagsverket går det inte att ladda upp årsredovisningen digitalt. Ändringsanmälan måste skickas in till Bolagsverket.

Digital inlämning

Välj fliken FÄRDIGSTÄLL och knappen ”Lämna in”. Gå till vår Guide för Digital inlämning av årsredovisning så får du en tydlig beskrivning av flödet.

Digital inlämning – Lämna in på nytt

Det går att lämna in årsredovisningen på nytt enligt samma arbetsgång som har beskrivits i manualen Guide för Digital inlämning av årsredovisning. 

Spara originalet av årsredovisningen

Tänk på att originalet av årsredovisningen (och revisionsberättelsen om det finns en sådan) ska skrivas under och sparas hos aktiebolaget. Originalet, med underskrifter, kan vara på papper eller elektroniskt. Årsredovisningen, som du har laddat upp, är en elektronisk avskrift. Läs mer om det hos Bolagsverket, Ladda upp och skicka in handlingarna.

Årsredovisningen kan inte skickas in digitalt

Årsredovisningen kan inte skickas in digitalt om ärendet är låst eller om du är inloggad som gäst. 

Endast för aktiebolag som följer K2-regelverket eller K3-regelverket

I Capego finns i dagsläget stöd för digital inlämning för aktiebolag som följer K2 eller K3-regelverket. Är årsredovisningen annan företagsform än aktiebolag står det följande:

XBRL-format och taxonomi

Det kan finnas information i din årshandling som inte omfattas av taxonomin eller har kunnat taggas av oss. Den är då märkt med status ”otaggad” information och kan på så sätt tas om hand vid maskinell tolkning. Detta blir t ex. fallet om du skriver in Utdelning på en fritextrad i Resultatdispositionen i förvaltningsberättelsen, i stället för att använda programmets förinlagda rad för Utdelning, se bild. För att din årsredovisning ska vara så komplett taggad som möjligt, rekommenderas användning av programmets standardrader i möjligaste mån. 

Inlämningsformat

Det format som lämnas in till Bolagsverket är en Html-fil som kallas iXBRL. Lite förenklat kan man säga att det är en vanlig Html-fil där XBRL:s taggar (XML-information) har bäddats in vid den läsbara informationen. Fördelen med detta format är att det är enkelt läsbart i alla webbläsare och den formatering som du gjort i Capego följer med. 

Eftersom vi i Capego utgår från samma datakälla för iXBRL-dokumentet så överensstämmer en vanlig utskrift till PDF med det iXBRL-dokument som skapas i Capego.

Bolagsverkets PDF

När årshandlingen är godkänd och klar skapar Bolagsverket en PDF baserat på iXBRL-dokumentet. 

Digital signering av årsredovisningen

Vill du som konsult hjälpa kunden fullt ut med en digital hantering av årsredovisningen kan detta ske genom att låta styrelsen skriva under en PDF med elektroniska signaturer. Wolters Kluwer säljer produkten Capego SmartSign som är ett digitalt signeringsverktyg.

Frågor och svar

Fråga: Kan jag ha bilder eller logga med i årsredovisningen eller i förekommande fall, revisionsberättelsen, som laddas upp till Bolagsverket?

Svar: Ja, det går bra att lägga in bilder eller logga i årsredovisningen och/eller i revisionsberättelsen. 

======

Fråga: Kan årsredovisningen laddas upp digitalt men revisionsberättelsen på papper?

Svar: Ja, men det är inget Bolagsverket rekommenderar. Då går det inte att följa årsredovisningen i den ”digitala gången”. Det krävs även att det finns en digital revisorspåteckning (avskrift) på den digitala årsredovisningen. Man kan alltså inte göra något manuellt tillägg eller underskrift i den digitala årsredovisningen. Årsredovisningen kan heller inte registreras maskinellt, vilket är en nackdel för företagaren som ofta vill få sin årsredovisning registrerad direkt.

=====

Fråga: Kan enbart revisionsberättelsen laddas upp som ett separat dokument från Capego Bokslut?

Svar: Nej, en revisionsberättelse från Capego går endast att ladda upp tillsammans med årsredovisningen.

=====

Fråga: Vad händer om årsredovisningen redan har signerat och gått vidare till Bolagsverket innan revisionsberättelsen har laddats upp?

Svar: Då måste årsredovisningen laddas upp igen och skickas in en gång till tillsammans med revisionsberättelsen som ligger i utrymmet. För att den som signerar inte ska av misstag göra det får den personen följande meddelande från Bolagsverket: