Byrå Tid - Återkommande och automatisk fakturering
Du kan skapa Återkommande fakturering per klient, antingen från pågående tidsregistreringar eller från á conto.
Skapandet av en återkommande fakturering innebär att du på en specifik klient bestämmer vilka moments utestående tidsregistreringar som ska samlas ihop och skapa upp ett fakturautkast för godkännande, på ett av dig bestämt tidsintervall. En Återkommande faktureringen är alltså en mall som genererar fakturor.
Skapa Återkommande fakturering
Precis som vid skapandet av en vanlig faktura kan du utgå både från Klienter pågående eller Moment pågående.
När listan över Klienter pågående eller Moment pågående är vald så finns det två sätt att skapa en ny Återkommande fakturering.
1. Högerklicka på önskad klient/moment och välj Skapa ny återkommande fakturering.
2. Du kan också göra detta via knappen i verktygsraden.
I båda fallen kommer följande dialog upp:
Till skillnad från att skapa en vanlig faktura kan det vid skapandet av en Återkommande fakturering inte bestämmas ett tidsintervall. Istället redigeras ett tidsintervall som den Återkommande faktureringen ska köras (förklaras i senare steg).
Fliken Basinformation
På fliken Basinformation finns för Återkommande fakturering en knapp för att redigera intervall som den Återkommande faktureringen ska skapa upp fakturautkast.
Inne på redigera bestämmer du hur ofta du vill skapa upp ett fakturautkast på alla de utestående tidsregistreringarna samt begränsning på hur länge du vill att att detta ska göras.
I nedan exempel kommer ett fakturautkast skapas upp den 5:e i varje månad med start 2020-09-01 och 4 månader framåt. Den 5:e är valt för att säkerställa att handläggarna hinner tidsregistrera klart i föregående månad.
Ett fält för antal dagars förskjutning av fakturadatum hittas till höger om redigera knappen.
Det innebär vilket fakturadatum som ska sättas på fakturan med förskjutning till när den skapades. Det innebär även att den endast tar med tidsregistreringar som är registrerade t.om. fakturadatumet.
För att följa exemplet så kan vi sätta -5 dagar för att få sista dagen i föregående månad som fakturadatum.
Fliken Fakturarader
- Klicka på knappen Lägg till för att lägga till de moment som du vill ska inkluderas i den Återkommande faktureringen.
- Nu kan du för raden avgöra om priset ska baseras på utestående tidsregistreringar, fast pris eller fast pris från moment. Vid fast pris matas önskat fast pris in direkt på raden. Vid fast pris från moment hämtas det fasta priset från momentet.
Fast pris och fast pris från moment skapas upp oavsett om tidsregistreringar finns.
- Här kan även fakturatexten på raderna redigeras.
Slutligen sparar du den återkommande faktureringen. Du kan spara genom att trycka in CTRL+S
Skapa Återkommande fakturering - Á-conto
För att skapa en Återkommande á-conto fakturering gör du på samma sätt som när du skapar en ny Återkommande fakturering. Du väljer istället ”Inga tidsregistreringar (á conto)”.
Utöver att du som vid vanlig Återkommande fakturering redigerar önskat tidsintervall och lägger till önskade moment, behöver du här mata in antal timmar och pris på vardera moment.
När det sedan finns tidsregistreringar på samma moment så räknas tidigare á-contofaktura av på slutfakturan.
Automatisk fakturering
Automatisk fakturering tillåter dig att på en specifik klient samla ihop samtliga utestående tidsregistreringar för automatisk generering av ett fakturautkast. Du väljer själv önskat intervall som du vill att fakturautkastet ska skapas upp.
Förutsättning
Säkerställ att ni har integrationen ”RecurringInvoices” under Organisationsinställningar och fliken Integrationer i Byrå Tid.
Konfigurera Automatisk fakturering
Utgå från listan Klienter pågående eller tryck CTRL+G för att välja önskad klient.
Fliken Fakturering
På fliken Fakturering finns en sektion för Automatisk fakturering.
Välj här Redigera för att redigera intervall som den Automatiska faktureringen skall skapa upp ett fakturautkast på samtliga utestående tidsregistreringar.
I nedan exempel kommer ett fakturautkast skapas upp den 5:e i varje månad med start 2021-01-01 och 12 månader framåt. Den 5:e är valt för att säkerställa att handläggarna hinner tidsregistrera klart i föregående månad.
Ett fält för antal dagars förskjutning av fakturadatum hittas strax nedan redigera knappen.
Det innebär vilket fakturadatum som ska sättas på fakturan med förskjutning till när den skapades. Det innebär även att den endast tar med tidsregistreringar som är registrerade t.om. fakturadatumet.
För att följa exemplet så kan vi sätta -5 dagar för att få sista dagen i föregående månad som fakturadatum.
Du kan även välja vilket redovisningssystem som du vill att fakturautkastet ska skapas mot ifall du har fler integrationer.