Byrå Tid - Checklista vid uppstart

Checklistan går förklarande igenom det förberedande arbete i Byrå Tid som behöver genomgås vid uppstart. Detta säkerställer en smidig uppstart i Byrå Tid.

1. Klienter aktiverade för tidsredovisning
   
   För att klienter ska vara tillgängliga för tidsregistrering måste de vara aktiverade för tidsredovisning i Byrå. På  varje klient finns det under kugghjulet till höger möjlighet att aktivera tidsredovisning.
   
   
   
   För att göra det för flera klienter samtidigt så kan massuppdatering användas. Markera önskade klienter i klientlistan och högerklicka för massuppdatering.
   
   
    

2. Momenttyper
   
   Momenten som finns tillgängliga för tidsregistrering kommer från Byrå. Momentadministration nås från Byrå under Meny/Byråadministration/Momenttyper. För att en momenttyp ska finnas tillgänglig krävs det att den har en bock i För tidsredovisning.Majoriteten av systemmomenttyperna har från början denna bock. Önskas ytterligare momenttyper för tidsregistrering kan nya läggas till här.
   
   

3. Arbetstyper
   
   Varje momenttyp har ett antal arbetstyper knutna till sig. Dessa arbetstyper blir valbara vid tidsregistrering. För att se vilka arbetstyper som ligger knutna till de olika momenttyperna i Byrå Tid, gå till Administration/Momenttyper/dubbelklicka på ett moment.
   Här ser du de kopplade arbetstyperna. För att koppla ytterligare arbetstyper klicka på Koppla. Här kan även ett artikelnummer anges för koppling av artiklar mot moment. Används Fortnox krävs det att motsvarande artikel finns tillgänglig i Fortnox.
   
   
   
   För att lägga till nya arbetstyper i Byrå Tid, gå till Administration/Arbetstyper/Skapa ny knappen i verktygsraden.
   
   
   
    
4. Priser och normtid på handläggare
   
   Priser
   För möjliggöra tidsregistrering på handläggarna krävs det att det finns priser inlagda. Detta görs i Byrå Tid under Administration/Handläggare. Varje handläggare måste konfigureras.
   På handläggaren väljer du fliken Fakturering och klickar på Lägg till i verktygsraden.
   Det finns 5 prisgrupper som kan justeras på handläggaren.
   På Intjänad semester matas det antal timmar in som tjänas in per månad.
   Klicka slutligen på spara i verktygsraden för att spara priserna.
   
   
   
   OBS! Sätt ej slutdatum här. Önskas nya priser så skapa istället en ny prisgrupp på samma sätt.
   
   
   
   
   Normaltid
   Normal arbetstid behövs bland annat för att utföra en planering, för visning i veckovyn samt uträkning av flextid.
   Välj fliken Normtid på handläggaren, klicka på knappen Lägg till från mall i verktygsraden. Välj vilken arbetstid som är din normala t.ex. 40 tim/vecka. Ctrl+S eller spara på sparaknappen i verktygsraden.
   
   
   
    
5. Momenttypspriser, klientpriser och momentpriser
   
   Momenttypspriser
   Priser på momenttyp är den lägsta nivån där priser som sätts kommer att ärvas ned på alla klienters moment, förutsatt att inget moment eller kundpris är satt(förklaras nedan).
   Är inget pris inställt på momenttypen så väljs automatiskt prisgrupp 1 för handläggaren vid tidsregistrering.
   
   På momenttyp kan antingen en prisgrupp väljas (1-5), ett anpassat timpris som avviker från de fasta prisgrupperna 1-5 eller ett fast pris som gäller oavsett antal registrerade timmar.
   
   Välj menyvalet Administration/Momenttyper och dubbelklicka på önskad momenttyp i listan.
   Välj om det ska vara ett förvalt timpris eller ett fast pris och spara.
   
   
   
   Klientpriser
   På klienter kan en prisgrupp väljas (1-5) samt ett anpassat timpris.
   Valet här ärvs ned på alla klientens moment och och åsidosätter inställt momenttypspris.
   
   Tryck CTRL+G inne i Byrå Tid/sök fram önskad klient/välj fliken fakturering/välj önskad prisgrupp och spara längst upp till vänster i verktygsraden.
   
   
   
   Momentpriser
   Momentpris är en prisinställning på ett specifikt moment för en specifik kund. T.ex. Bokslut 2016 för klienten Datakonsulterna AB. Här kan prisgrupp (1-5) väljas, ett anpassat timpris som avviker från de fasta prisgrupperna 1-5 eller ett fast pris som gäller oavsett antal registrerade timmar på det momentet. Valet här åsidosätter inställt momenttypspris samt inställt klientpris.
   
   Välj menyvalet Fakturering/Moment pågående/dubbelklicka på önskat moment/välj fliken Fakturering/välj om det ska vara ett förvalt timpris eller ett fast pris och spara på  längst upp till vänster i verktygsraden.
   
   
   
    
6. Integration mot Fortnox
   
   Ifall fakturaunderlagen ska överföras till Fortnox är det viktigt att konfigurera Byrå Tids integration mot fortnox. För instruktioner och detaljer om integrationen se vår manual Integration Fortnox.
   
   Även ifall du fakturerar mot Fortnox så kan fortfarande Byrå Tids fakturamall användas, huruvida Byrå Tids eller Fortnox mall ska användas bestäms i integrationen.
   
   För att hämta vår fakturamall välj organisationsinställningar längst upp till vänster/välj fliken Integrationer/klicka på Ändra integration/vid Fakturalayout klicka på Hämta layout. Sökvägen till våra mallar är som standard: C:\Program Files (x86)\Wolters Kluwer\Byrå\Byrå Tid\Fakturamallar. När mallen är hämtad behöver organisationsinställningarna sparas längst upp till höger.
   
   
    
7. Automatisk och återkommande fakturering
   
   För att underlätta faktureringsarbetet rekommenderar vi att konfigurera automatisk skapande av fakturautkast, antingen på klientnivå eller momentnivå. Läs mer om hur du arbetar med det i manualen Fakturering.