Byrå Tid - Periodhantering
Här följer en beskrivning av Periodhantering i Byrå Tid. Periodhantering är nytt från version 2017.2 av Byrå och Byrå Tid och gör det möjligt för handläggare att stänga tidsregistreringar för en viss period och därefter kan administratörer godkänna eller underkänna de stängda perioderna. Periodhantering kan göras i flera olika vyer, Tidregistrering, Tidsregistrering kalender och Tidsregistrering vecka.
Stäng period för tidsregistrering
- Välj Tidrapporter, Tidsregistrering kalender eller Tidsregistrering vecka till vänster i arbetsgången.
- Tryck på ”Stäng” i menyraden under sektionen ”Periodhantering” för att öppna dialogen för periodstängning.
Periodstängningsdialogen (Steg 1):
I första steget får du information om din nuvarande periodstatus, vilket stängningsdatum, ifall stängningen är godkänd och av vem.
I denna vyn behöver du mata in nytt önskat stängddatum som du vill lägga in för godkännande. Ifall du utgått från Tidsregistrering vecka vid periodstängning så föreslås sista dagen i veckan annars är fältet blankt.
Periodstängningsdialogen (Steg 2):
I andra steget hanterar du utkast som finns inom perioden du håller på att stänga.
Periodstängning kräver att tidsregistreringarna inom perioden minst är slutförda.
Du får information om hur många utkast som finns inom stängningsperioden och ett val av hur du vill hantera utkasten. Sätta status Slutförd eller ta bort tidsregistreringarna.
Periodstängningsdialogen (Steg 3):
Du är nu klar med de val du behöver göra för periodstängning och möts i steg 3 av en översikt över stängningsperioden.
Tryck på ”Nästa” för att slutföra periodstängningen.
Periodstatus
När handläggare slutfört en periodstängning kan systemadministratörer godkänna/ej godkänna de stänga perioderna. Detta kan göras från vyerna Tidsregistrering, Tidsregistrering kalender, Tidsregistrering vecka eller Periodstatus.
Stängd period - statusar
En stängd period kan ha 3 olika statusar:
- Slutförd – första statusen en stängd period får. Stängda perioder med status slutförd är redo för Godkännande/Ej godkännande av systemadministratör.
- Godkänd – den stänga perioden är godkänd av systemadministratör.
- Ej godkänd – den stängda perioden är avvisad av systemadministratör.
De olika statusarna representeras av olika färgkoder och symboler beroende på vilken vy man befinner sig i. Vyn Tidsregistrering visar ingen periodstatus. Se nedan för beskrivning.
Tidsregistrering vecka:
Notera att statusarna i denna vyn endast visar den inloggade användarens egna periodstatus.
- Slutförd /Ej godkänd
- Godkänd
Tidsregistrering kalender:
Notera att statusarna i denna vyn endast visar den inloggade användarens egna periodstatus.
- Slutförd
- Godkänd
- Ej godkänd
Periodstatus:
- Slutförd
- Godkänd
- Ej godkänd
Hantera periodstatus
Systemadministratörer har rättighet att godkänna/ej godkänna handläggarnas stängda perioder. När perioden godkänns så sätts även atteststatus godkänd på samtliga tidsregistreringar inom den stängda perioden. Vi rekommenderar att detta görs ifrån vyn Periodstatus där du har bäst överblick över stängda perioder.
- Välj Tidsredovisning/Periodstatus till vänster i arbetsgången.
- Välj vilka handläggare du vill administrera perioder på med knappen längst ner till höger.
- Markera en handläggare i listan som du önskar hantera.
- Klicka på ”Se detaljer” ifall du vill se vilka tidsregistreringar som är registrerade inom den stängda perioden.
- Klicka på ”Godkänd” eller ”Ej godkänd” för perioden.
Godkänna/ Ej godkänna stängda perioder från vyerna Tidsregistrering, Tidsregistrering vecka och Tidsregistrering kalender:
Tidsregistrering:
Markera en tidsregistrering på önskad handläggare och välj Godkänd/Ej godkänd i menyraden.
Tidregistrering vecka:
Klicka på handläggare längst ner till höger för att välj de handläggare som du vill periodgodkänna och klicka på Godkänd/Ej godkänd i menyraden.
Notera att du i denna vyn Godkänner eller underkänner samtliga valda handläggare.
Tidsregistrering kalender
I denna vyn kan du enbart Godkänna/Ej godkänna den inloggad handläggarens stängda period.
Klicka på Godkänd/Ej godkänd i menyraden.
Öppna period för tidsregistrering
Ifall din stängda period har blivit underkänd och du behöver öppna perioden för vidare tidsregistrering kan du klicka på knappen ”Öppna” i menyraden från någon av vyerna: Tidsregistrering, Tidsregistrering vecka eller Tidsregistrering kalender.
Du kan nu redigera,lägga till eller ta bort önskade tidsregistreringar inom den tidigare stängda perioden. En ny stängning behöver göras efteråt för att perioden ska vara tillgänglig för godkännande.
Stänga period för annan handläggare
En systemadministratör kan vid behov stänga perioder för andra handläggare via handläggarkortet för den handläggaren.
Klicka in på Administration, Handläggare, och dubbelklicka på den handläggare det gäller. Klicka in i fliken Fakturering. I fältet "Stängd t.o.m." kan du ange datum för att stänga möjligheten att tidsregistrera före det valda datumet. Glöm inte att sedan klicka på Spara-ikonen.
