Byrå - Mappstrukturer

I Byrå kan varje klient ha en egen mappstruktur som du kan skapa upp ifrån klienten handlingsflik.


 
Med rätt behörighet kan du lätt lägga upp nya mappar direkt under handlingar eller till och med under årsakterna. De mappar du skapar under årsakterna läggs upp även på nästa år när du lägger upp det nya året.  
Men vill du ha ordning och reda och veta att alla har samma struktur så väljer du istället att arbeta med egendefinierad mappstruktur.  Detta är en funktion i Byrå Premium och ger dig möjlighet att skapa en eller flera mallar med mappuppsättningar som du sedan kan lägga ut på dina klienter via klienternas handlingsflik eller via massuppdatering av grunddata, där du väljer vilka klienter som ska ha den nya strukturen och lägger upp det på alla samtidigt.

 
Skapa en mappstruktur

För att lägga till en egen struktur behöver du ha rätt behörighet.


 
Om du har den väljer du att gå till Meny - Byråadministration och Mappstrukturer.

    
               
Skapa en ny struktur genom att klicka på knappen Ny mappstruktur.


 
Ange vad den ska ha för namn och lägg till de mappar som ska vara standard för mallen. De mappar du lägger upp får ett grönt hänglås (Byrås egna systemmappar har blått hänglås och kan inte editeras) och är inte möjliga för övriga handläggare att editera utan kommer att vara låsta. I vänstra rutan skapar du de mappar som ska ligga under rotmappen handlingar. Dessa kommer inte vara årsbundna. Vill du ha mappar som ligger per år lägger du upp mapparna i högra rutan. Här finner du även våra programmappar.
 

Mapparna lägger du till genom att högerklicka på den nivå du vill att mappen ska inordna sig. 

 

Vill du ändra namn eller ta bort en mapp så högerklickar du på mappen. Finns redan den mapp som du skapat på en klient så kommer den mappen att användas.
 
I vyn för administrera mappstrukturer ser du hur många klienter som använder sig av den.  
Om det inte finns någon klient som använder sig av mappstrukturen kan du radera den helt.


 

Använda en mappstruktur

För att använda en mappstruktur på en klient öppnar du klientkortet och väljer fliken handlingar.  Här ser man vilken struktur som används men har också möjlighet att välja en struktur.


 
Skulle du välja en ny struktur på klient som redan hade en mappstruktur tilldelad kommer de gamla mapparna finnas kvar men utan hänglås, vilket innebär att man kan editera eller ta bort dem.  
Du kan även koppla bort en mapp från mappstrukturen genom att högerklicka på mappen och välja koppla från mappstrukturen på klientens handlingsvy.


 
Vill du lägga upp en mappstruktur på många gör du det med fördel via ”Massuppdatering av grunddata”. Funktionen är behörighetsstyrd och nås via högerklick i klientlistan.