Byrå - In- och utlämning av material

Du kan i Byrå ta emot och återlämna material samt skriva ut kvittens på detta.
Gå in på klienten som kommer in med material, gå till fliken Material och tryck på Lägg till material. Du kan även lägga in material direkt i statuslistan. Du kan läsa om det längre ner i manualen.

I rutan för registrering av material som kommer upp kommer du som inloggad handläggare att komma upp automatiskt som mottagare. Det senaste året som är upplagt på klienten samt dagens datum kommer också upp med automatik. Du kan dock ändra på dessa uppgifter om du vill.

 

Välj vilken typ av material som lämnas in. Materialtyperna är fastställda och går inte att ändra.

Du kan alltid ändra i beskrivningen senare om du inte hittar något här som passar.

         

Om du vill koppla det inkomna materialet till ett moment så måste du ha skapat upp ett år och lagt upp moment på klienten. Du kan bara välja bland de moment som ligger upplagda på klienten.

Väljer du ett moment som innehåller olika perioder kommer det upp ett val där du får välja vilken period materialet tillhör.

Du kan skriva in namnet på den person som lämnar materialet.

Du har nu fått en beskrivning av det material som har lämnats in och du kan även själv ändra i den beskrivningen.

Om klienten kommer in med fler pärmar för samma period så kan man skriva i beskrivningen vilka pärmar det är och bara klicka på ”Lägg till” mellan varje pärm genom att bara ändra i beskrivningen mellan.

Det behöver inte vara samma slags material utan du kan lägga in olika slags material vid en inlämning. När du har lagt upp allt inkommit material så trycker du på ”Spara”

Du kommer nu få frågor om du vill slutföra kontrollpunkten ”Material inkommit” för de olika momenten.

    

Svara du Ja på detta kommer kontrollpunkterna att stängas.

Du kommer också att få en fråga om du vill skriva ut en kvittens.

På kvittensen står det material som du lagt in. 

På klientens materialflik kommer du nu se vilket material du har fått in.

När klienten kommer och hämtar sitt material så bockar ni i det material som ska lämnas ut och trycker sen på Återlämna material.

Du kommer då att få upp en ruta där du kan fylla i till vem du återlämnat materialet och eventuellt en kommentar som kommer med på kvittensen.

 

När du trycker på spara kommer du få frågor om du vill slutföra kontrollpunkten ”Material återlämnat” för de olika momenten.

Svara du Ja på detta kommer kontrollpunkterna att stängas och detta kan du se i statuslistan.

Du kommer även här att få en fråga om du vill skriva ut kvittens.

Kvittensen kommer att skrivas ut med det material som du bockat i som inlämnat samt den kommentar du skrev.

Om du vill se vilket material som är återlämnat till klienten så bockar du ur ”Visa endast ej återlämnat material”.

För att se hur inlämnings- och återlämningskvittensen såg ut så högerklickar du på materialet. Du kan även skriva ut den igen härifrån.

Du kan enkelt göra en egen kontrollista som t.ex. listan Redovisning månad ej återlämnat. Där ser du allt material som är inlämnat för alla klienter som har momentet Redovisning månad och som ännu ej är återlämnat. Du får då en bra överblick över allt redovisningsmaterial ni har inne.

 

Vill du istället se alla klienter där ni ännu inte fått in material så ändrar du urvalet ”Kontrollpunkten Material inkommit är klar” till ”är inte” klar och då kommer du att få upp alla klienter som har momentet upplagt men där material inte har lämnats in.

Om du dubbelklickar i fältet för kontrollpunkten i listan där material inte är inlämnat, så kan du registera inlämnat material direkt här i statuslistan istället för att gå till materialfliken hos klienten.Byråprogrammet känner då av vilket moment och ev månad det gäller då.