Byrå - Skapa listor i klientlistan
Vi ska här gå igenom hur man skapar olika listor genom att filtrera på olika urval på klienterna. Du kan till exempel vilja skapa listor på vilka klienter som tillhör olika kontor, vilka klienter som har uppdragsbrev, listor med egendefinierade fält och mycket mer.
Listor
Uppe i menyn finns en knapp som heter Listor och där hittar du alla sparade listor för klient-vyn. Listorna kommer att vara uppdelade under två rubriker, Mina listor och Gemensamma listor.
Under Mina listor hamnar alla nya listor som sparas men som byråadministratör kan du välja att göra en lista gemensam genom att dra ner listan till gemensamma listor.
För att ta bort en lista eller döpa om den så högerklickar du på den i listarkivet.
Listor du sparar här kommer inte att sparas under statuslistor utan de är separerade ifrån varandra då man ofta vill få ut olika information från klienterna eller momenten.
Skapa ny lista (exempel på perioder för deklarationsinlämning)
För att skapa en ny lista så klickar du på knappen Ny lista när du har öppnat upp listor.
Listan kommer att skapas upp under Mina listor och där får du namnge den.
I det här exemplet ska vi skapa en deklarations-lista för alla klienter som ingår i P1, alltså period 1 som innebär att klienten har ett räkenskapsår som avslutas i januari-april. Därför ger jag listan namnet Deklarationer P1. Tryck på enter när du skrivit in namnet och dubbelklicka därefter på listan så öppnas den upp.
Listan kommer nu att vara i stort sett tom och bara innehålla alla klientnamn. Nu ska vi bygga upp den med kolumner och filter så att vi enbart ser det som ska synas i listan.
Du ser alltid vilken lista du är inne igenom att titta på list-namnet uppe i menyn.
Fundera först ut vad det är du vill få fram i listan. I den här listan så vill jag bara ha fram de klienter som har räkenskapsår som slutar i januari till april. Jag vill även bara se de som har momentet inkomstdeklaration för innevarande år och sen vill jag se kolumner för vilken företagstyp det är, vilket räkenskapsår respektive klient har, om vi är deklarationsombud för klienten samt vilken klient som är huvudklient om det finns någon.
Börja med att lägga till kolumnerna genom att trycka på knappen kolumner.
I fönstret som öppnas kommer du se olika kolumngrupper och du kan öppna varje grupp genom att klicka på pilen framför.
När alla kolumner som du vill ha fram är i bockade så kommer de fram på skärmen.
Vill du ha kolumnerna i en annan ordning så kan du dra och flytta dem i den ordningen du vill ha dem.
Nu ska vi göra urval för att se till att enbart klienter med momentet Inkomstdeklaration för det här kalenderåret kommer upp i listan. Tryck på Visa urval.
Klicka på knappen Lägg till filter och du kommer få upp en lista på olika huvudgrupper av filter du kan lägga till. Varje grupp innehåller fler urval.
Om du väljer ett urval så hamnar den i urvalsfältet och där får du klicka på de olikfärgade texterna för att välja ytterligare filtrering.
Nedan har jag valt Klientuppgifter och när rutan hamnar i fältet så klickar jag på texten Klientuppgift för att välja vilken uppgift jag vill sortera på.
Klientuppgifter
Filter på klientuppgifter betyder att du kan sortera ut klienter i listan beroende på vad de har för uppgifter i bland annat grunddata och verksamhet.
Väljer du t.ex. Aktiekapital så kan du filtrera på de värden du har lagt in på klienterna.
Då jag ska sortera ut på räkenskapsår så väljer jag här istället Räkenskapsår (typ) vilket betyder att urvalet tittar mot vilken typ av räkenskapsår du har lagt upp under fliken Verksamhet. Eftersom det är klienter med period 1 jag vill ha fram så bockar jag i dessa räkenskapsår.
Jag väljer ett till filter för att få fram bara de klienter som har momentet Inkomstdeklaration för det här året upplagt.
Här bockar jag i Inkomstdeklaration.
Kontrollera att du har rätt kalenderår uppe i menyn och tryck sen på den gröna Kör-knappen.
Jag får nu fram en lista med enbart de klienter som har dessa räkenskapsår. Längst ner ser du totalt antal klienter i listan.
Glöm sen inte att spara dina inställningar om du vill kunna återanvända listan och det gör du genom att klicka på spara-ikonen uppe i menyn och välja spara. Då sparas den öppna listan över med de ändringar du har gjort.
Väljer du istället Spara som, så kommer en kopia av listan att sparas. Den funktionen kan vara bra om du utgår ifrån en befintlig lista för att skapa en ny lista. T.ex. om du ska göra likadana listor för period 2, 3 och 4 också så slipper du leta upp alla urval på nytt utan ändrar bara på räkenskapsåren i det här fallet.
Du kan skapa likadana listor i statuslistor men där plocka fram kolumner för vilka kontrollpunkter du vill se istället.
Filter
Det finns som jag skrev tidigare olika grupper med urval och jag ska försöka förklara lite om grupperna så att du lättare ska kunna hitta det du söker.
Klientuppgifter
Under klientuppgifter hittar du filter som gör att du kan filtrera ut klienter på uppgifterna som är inlagda i deras grunddata- och verksamhetsflik samt under kugghjulet.
Mina favoriter och Tidredovisad hittar du under kugghjulet på klientkortet.
Moment på klienter
Här kan du söka ut vilka klienter som har ett visst moment eller flera, upplagda under fliken moment på respektive klient.
Väljer du fler moment och har valet Eller så kommer det att sökas på om klienten har antingen eller och väljer du Och så kommer filtret att söka upp de klienter som har alla de moment du filtrerar på. (T.ex. om du vill söka upp alla klienter som har både bokslut och inkomstdeklaration.)
Moment- och kontrollpunktstatus
Om du vill kunna få fram vilka moment eller kontrollpunkter som är klarmarkerade eller inte klarmarkerade använder du dig av detta filter. Det kan t.ex. vara att du vill se vilka deklarationer du har skickat SRU-filer på eller inte.
I så fall väljer du kontrollpunkten SRU inlämnad och är eller är inte klar, beroende på vilket du vill se.
Momentansvar
Om ni arbetar med att andra handläggare än klientansvarig är ansvarig för olika moment på klienterna så kan man vilja söka upp de klienter man är momentansvarig på. Du kan även söka på medarbetare här.
Kontrollpunktsansvar
Precis som med moment kan man lägga in ansvarig även på kontrollpunkter och vill man t.ex. ha fram alla klienter där man är ansvarig för att IB är avstämd på boksluten så använder man det här filtret.
Inaktiva kontrollpunkter
Har du inaktiverat vissa kontrollpunkter på klientnivå så kan det vid vissa tillfällen vara bra att kunna ta fram de klienter där man har gjort detta.
Du kan söka fram klienter där en viss kontrollpunkt är aktiv eller inaktiv.
Roller
Vill du t.ex. filtrera fram de klienter som har en viss revisor så kan du använda filtret roller.
Du kan söka på en mängd olika roller i filtret.
Egendefinierade fält
De här fälten är något som du skapar själv i Byrå om du är Byråadministratör och du hittar dem under grunddata- och verksamhetsflikarna.
Anstånd
Med det här filtret kan du enkelt filtrera ut alla klienter som du har eller inte har skickat byråanstånd på.
Du kan även söka på vilken status ansökan har
Avtal
Det här filtret använder du för att söka ut klienter som har eller inte har ett visst avtal.
Kolumner
Under knappen Kolumnen i menyn väljer du vilka kolumner du vill se på skärmen.
Du kommer att se grupper med kolumnval att välja mellan och du öppnar upp varje grupp genom att trycka på pilen framför.
Grunduppgifter
Här finner du kolumner som talar om vem kunden är, om du vill få fram vilket kontor klienten har eller om ni måste få fram vilket nummer klienten har i databasen (databasnyckel) osv.
Kontaktuppgifter
Om du vill få fram telefonnummer, e-post och övriga kontaktuppgifter i listan så är det här du väljer de kolumnerna.
Verksamhet
Vill du se direkt i listan vilken typ av räkenskapsår klienten har, vem som är klientens huvudklient eller kanske om man ska skicka deklarationens bilagor elektroniskt så kan du få fram dessa kolumner här.
Egendefinierade fält
Detta är egna fält man skapat upp i Byrå för klienterna och även dem kan man få upp som kolumner på skärmen.
Uppdragsavtal
Gällande uppdragsavtal så kan man få upp en kolumn som visar vilket slutdatum uppdragsavtalet har. Avtal och Uppdrag finns i Premium versionen av Byrå.
Överföring av tid till planering
Valet för att få fram de här kolumnerna i listan gäller för dig som har koppling med Byrå Tid. Kolumnerna visar kopierad tid till planering i Byrå Tid för angiven period, dvs om man har kopierat över de tider som är registrerade i år till samma period nästa år.
Snabbfiltrering i kolumner
Om du bara snabbt vill kunna filtrera i dina listor kan du även sortera i kolumnerna. Det gör du genom att hålla muspekaren över en kolumnrubrik och trycka på den lilla trattikonen som dyker upp där.
Du kan nu sortera på de urval som finns i listan du har framme.
Om jag bara vill få fram alla klienter som tillhör kontoret i Borås så väljer jag det kontoret i listan och då kommer enbart de klienter upp som har det kontoret på sin flik grunddata.
Du kan göra likadant i alla kolumnrubriker. Tänk bara på att denna filtrering inte går att spara i listor utan fungerar bara som en snabbfiltrering.
När ett filter är gjort på det här sättet så kommer du se tratten i kolumnen trots att du inte håller muspekaren över den.
Vill du få tillbaka alla klienter så trycker du på trattikonen igen och väljer alla.
Filtrering av Alla, Kontoret och Mina
Uppe till höger i Byrå finns en mer generell filtrering av klienter och du kommer åt den var du än är i Byrå. Det står Alla, Kontoret eller Mina beroende på vad du har valt och klickar du på den så får du upp de olika alternativen. Vilka du kommer åt kan bero på behörighet.
Glöm inte att trycka på Kör-knappen när du byter alternativ för att uppdatera listan.
Har du valet Alla så kollar Byrå mot alla klienterna i listorna.
Har du valet Kontoret så kommer du bara att få upp de klienter som har samma kontor som du som handläggare har.
Väljer du istället Mina så kollar filtret mot vilka klienter du är klientansvarig, momentansvarig, kontrollpunktsansvarig, medarbetare, avtalsansvarig och de klienter du valt som favoriter. Urvalet kollar inte mot räkenskapsår.
Så rekommenderat är att välja ett filter under urval om du vill få fram de klienter du är ansvarig för under året.
Utskrift eller export av listor
Om du vill skriva ut eller exportera din lista till t.ex. Excel så klickar du på utskriftsikonen uppe till höger.
För att skriva ut med skrivarinställningar väljer du den här ikonen 
Vill du ha en snabbutskrift på exakt det du ser väljer du den här ikonen 
För inställningar av liggande eller stående utskrift mm väljer du de här ikonerna 
Om du vill exportera utskriften så klickar du på pilen bredvid den här ikonen.
Du får då upp ett antal urval av olika filformat. Trycker du direkt på ikonen så skapas en PDF då det är förvalt
Övriga funktioner
Den här ikonen uppdaterar sidan. Lägger du till ett filter, tar bort ett eller gör någon annan ändring så trycker du på den här ikonen.
Kalenderår och slutmånad styr vilka klienter som kommer upp i listan. Om en klient inte har året 2017 på sig i det här fallet så kommer den inte att dyka upp. Väljer jag dessutom April som slutmånad så kommer bara de som har den typen av räkenskapsår upp i listan.
Året styr dessutom vilket år som kommer upp på fliken moment och i den förenklade statuslistan.