Byrå - Roller och samarbetspartners

Roller

Roller är en del i klientkortet där du lägger upp alla funktioner, familjekopplingar och övriga roller som till exempel bankrådgivare, advokat m.m.

Lägga upp en rollperson
För att exempelvis få med sig roller till bokslutet så måste de först läggas upp i Byrå.
Gå till fliken Roller på klienten.



För att lägga till en rollperson så klickar du på knappen Redigera roller.



Tryck sen på plus-knappen bakom den roll du ska lägga till.

Sök på personens/företagets namn eller person/organisationsnummer så kommer du att få upp en lista på de personer/företag som passar in.

När du har hittat rätt namn så dubbelklickar du på namnet och trycker sen ok.

Det startdatum som kommer upp på personen blir automatiskt det datum som är startdatumet för räkenskapsåret du är inne i. Slutdatum anger du inte förrän du vet att personen ska sluta med sitt uppdrag.

Exempel: Claes Claesson är ordförande i styrelsen under räkenskapsåret 160401–170331 och han är invald 160625.
Lägg in det startdatum då Claes valdes in som ordförande och låt Inget slutdatum stå kvar.

Om en rollperson har flera uppdrag i ett bolag så trycker du på plus-knappen bakom rollerna. Vi valde här att Claes Claesson även ska vara firmatecknare och då kommer årets startdatum upp på rollen. Du kan välja att lägga upp det startdatum då han valdes in istället.

Om han t.ex. även är aktieägare så stänger du inte den här rutan utan du trycker på plus-knappen bakom Aktieägare direkt i den här vyn. Claes i det här fallet kanske även är den som är kontaktperson och då kan du trycka på plus-knappen där också.

Detta underlättar så du inte behöver leta reda på samma person för varje funktion som han har i företaget. När du har lagt till alla funktioner så trycker du på OK.

Här ser du nu att Claes har fått fyra funktioner i bolaget genom att bara leta upp honom en gång.

Om du har lagt in rollpersoner så ser du dem bara på de räkenskapsår som de ligger upplagda för. Har du inget slutdatum så ser du rollerna varje räkenskapsår fram tills det år du sätter ett slutdatum.

    


   

Vill du se de som är upplagda som roller under alla olika år väljer du ALLA under räkenskapsår.

Byta ut rollperson

Om en rollperson slutar och ersätts av en annan så går du in på den befintliga rollpersonen och väljer ett slutdatum. 
Glöm inte att spara.

Klicka sen på plus-knappen bakom rollen för att lägga till en ny person. Lägg till personen genom att börja skriva in namnet eller organisation-/personnummer. Finns inte rollpersonen i Byrå klickar du istället på Ny rollperson och lägger upp personen i Byrå. Glöm inte att spara.

           

Tittar vi nu på räkenskapsåret ALLA så kommer du att se både de nya och de tidigare rollpersonerna.

När du sen kommer till Bokslutet så kommer du att se både den nya rollpersonen och den gamla i personuppgifter eftersom de båda är inlagda under samma räkenskapsår i Byrå.  

Gå in på den rollperson som är avgående och bocka där i avgående och skriv in datum.

Gå sen in på den nya rollpersonen och bocka där i nyvald och skriv in datum.



I bokslutet styr de datum du satt här ovan.

Om du i det här exemplet sätter datum 2017-07-19 för underskrift av årsstämma så kommer den gamla rollpersonen komma med till underskrift.

Om du istället väljer datum minst en dag efter den gamla rollpersonen avgick så kommer den nya rollpersonen upp på underskrifter istället.

Du behöver uppdatera sidan för att det ska synas men om du går till granska-läget så kommer den nya rollpersonen att synas där och även i den här vyn när du går tillbaka hit.

 

Ta bort en rollperson

Vill du ta bort en rollperson t.ex. om du lagt upp fel rollperson, så klickar du först på redigera roller och sen på personens namn.

När kortet för rollpersonen öppnas upp tar du bort rollen genom att klicka på det svarta krysset bakom datumet och väljer sen OK och Spara. 
(Det lilla svarta krysset bakom slutdatumet är till för att ta bort slutdatumet endast.)



Ändra roll på en rollperson

Om en person byter funktion i ett bolag så avslutar du första funktionen en dag innan han valdes om och den nya funktionen lägger du den dagen han valdes. Detta för att rollerna inte ska kollidera med varandra.

Vi har här valt att en rollperson har bytt funktion från ledamot till suppleant.
Slutdatumet som ledamot ligger en dag innan startdatumet för suppleant.

Hade du lagt upp samma dag hade du fått det här meddelandet.

När du sen kommer till Bokslut så kommer den här personen med två gånger, en gång som ledamot och en gång som suppleant.

Markera personen med den funktion som den ska sluta med, välj Ändra/Visa och sätt status Avgående och datum.



Markera sen samma person men med den nya funktionen, välj Ändra/Visa och sätt status Nyvald och datum.

 
Lägga in revisor

Vare sig en byrå är vald revisor eller en person så ska du alltid lägga in själva personen under funktionen Revisor.

     

Om det är byrån som är vald revisor så skriver du istället in det i Bokslut.

För att få med revisorn till Årsstämmoprotokollet så går du till personuppgiftssidan i Bokslut, markera revisorn och välj Ändra/Visa.  Längst ner på personkortet så bockar du i att Revisorn företräder revisionsbolaget och fyller i revisionsbolagets namn.

Det kommer då att se ut så här på uppgiftssidan i Årsstämmoprotokollet när du bockar i att Byrån är vald revisor där.

Så här kommer texten att se ut:



För att få med revisorn till revisorspåteckningen så går du till Underskrifter och där under revisorspåteckning bockar du i att Byrå är vald revisor och fyller i revisionsbolagets namn.

Så här kommer det då att se ut när du granskar årsredovisningen:

 
Roller i ägande

I delen ägande under roller kan man se hur olika företag och personer hör samman. Du kan t.ex. lägga till vilka dotterbolag som finns eller vilken enskild näringsverksamhet en privatperson har eller vilka delägare som finns i ett aktiebolag.

 
Roller i familj

Delen familj går bara att använda på privatpersoner för att lägga in vilka andra relationer till klienten man arbetar med. 

Samarbetspartners

Samarbetspartners i Byrå är olika företag som ni har kontakt med gällande era klienter. De har ingen rollfunktion som går över till övriga program utan är till för att hålla koll på vilka roller (anställda i det företaget) och klienter som är kopplade till just den samarbetspartnern. Det kan vara de banker era klienter har, de advokatbyråer som era klienter anlitat m.m. som man måste kunna kontakta gällande klienten.

Lägga upp en samarbetspartner

För att lägga upp en samarbetspartner så går du till knappen Meny – Samarbetspartners

Klicka på Ny partner för att lägga upp en samarbetspartner.

Lägg in grunduppgifter och välj vilken typ av samarbetspartner det är.

När samarbetspartnern är upplagd kan du lägga in de anställda som arbetar på det stället och som ni har kontakt med på något sätt. De kommer att bli upplagda som en roll som ni kan välja att lägga in under fliken roller på klientkortet.

Du kan antingen söka upp en person som redan finns i Byrå-systemet eller lägga in en ny person.

Väljer du ny måste du fylla i personnummer, för- och efternamn.

Personen kommer då att hamna i listan över anställda på samarbetspartnern.

Klickar du på personen så öppnas personen upp i vyn för roller och du ser alla kontaktuppgifter du lagt in.

I fliken Klienter så kan ni se vilka klienter som är sammankopplade med någon av de anställda på samarbetspartnern. Du kan klicka på någon av klienterna för att komma direkt till dess klientkort.

För att lägga till en anställd som kontaktperson på en klient går du till fliken roller på klientens klientkort. Tryck på Redigera roller och tryck sen på den plus-knapp bakom det alternativ som stämmer bäst på den person du ska lägga till.

I det här fallet väljer jag att lägga till den kontaktperson klienten har på sin bank och trycker då på plus-knappen bakom bankrådgivare och söker upp just den personen.